В России с 2015 года установлено новое правило для гостиниц и объектов туристической сферы. Сейчас данные всех постояльцев (внезависимости от гражданства) учреждение посылает в Федеральную Миграционную службу (ФМС). Неисполнение этого обязательства чревато достаточно значительным взысканием - до трехсот тысяч рублей. Менеджер гостиницы сам имеет право выбирать вариант передачи сведений. Это могут быть как документы на бумажных носителях, так и электронные авизо.
Тем не менее в состоянии высокотехнологического информационного оснащения всех предприятий сложно предположить канцелярский персонал гостиницы, отчет какой будет оформляться вручную. Помимо того, надо иметь в виду, что сведения обязаны быть актуальными, иначе говоря для обеспечения своевременной сдачи отчетов о постояльцах фирма вынуждена будет использовать курьера для доставки документов в офис миграционной службы. По этой причине, практически все гостиницы решили вести электронный обмен документаций с ФМС. Для комфорта пользователей было разработано несколько специальных программ.
Как правило руководящая структура гостиницы уже взаимодействует со специальными программами, предоставляющими возможности автоматизировать операцию оформления и учета жильцов. Комфортный интерфейс предоставляет возможность сократить время на поселение во много раз. Штат гостиницы обучен работе с данными программами и уже адаптировался в реалии it технологий. Между тем проработка нового программного продукта множественным персоналом - довольно непростая процедура. Производители специализированной программы для пересылки сведений о постояльцах контур фмс рекомендуют эффективное решение. Оператору нет необходимости вводить сведения через отдельное окно интерфейса программы. Да и копирование одних и тех же данных вручную, было бы с программной точки зрения нецелесообразным. Отчет формируется из файла экспорта данных штатной программы, которая уже имеется на вооружении администраторов гостиницы. Данный процесс осуществляется очень быстро под руководством ответственного лица предприятия.
ФМС имеет мощные серверы, каковые группируют информацию с туристических объектов и гостиниц всей РФ. При этом хозяйственный субъект, отославший данные фмс имеет постоянный доступ к сведениям, касающимся их постояльцев. Кроме того у гостиниц сегодня есть возможность проверки сведений о постояльцах для обеспечения внутренней безопасности.
